כל חבר סגל קבוע בהיקף של 60% משרה ומעלה יקבל סכום קבוע שיעמוד לרשותו במשך 3 שנים אקדמיות למימון עלויות של השתתפות כנס בחו"ל. חבר סגל קבוע שהיקף משרתו הוא בין 50% ל 64% יוכל לפנות בבקשה להשתתפות בעלות כנסים בחו"ל. הבקשה תעלה לדיון בוועדה מורכבת מרקטור המכללה וראש רשות המחקר, אשר תחליט אם להיענות לבקשה ומה יהיה גובה התמיכה.
אם מספר חברי סגל שותפים במחקר אחד ומתקבלים להציג בכנס את תוצאות המחקר, התמיכה תינתן לחבר סגל אחד, המציג את המחקר (השותפים למחקר יכולים לרשום את הכנס ברשימת הפרסומים שלהם, גם אם לא השתתפו בו)
חבר סגל יוכל להחליט אם הוא צורך את כל הסכום בנסיעה אחת או אם הוא מחלק אותו לכמה נסיעות לחו"ל.
אם חבר הסגל לא ישתמש בתקציב במשך 3 שנים. הוא לא יוכל לצבור אותו האחריות על מעקב ניצול התקציב היא של איש הסגל עצמו. לא תישלח תזכורת לקראת תום התקופה של 3 השנים. לאחר 3 השנים יוכל איש הסגל להגיש בקשה חדשה להשתתפות בעלות כנסים בחו"ל.
הפנייה להשתתפות בכנס בחו"ל תיעשה באמצעות טופס בקשה לסיוע תקציבי אשר יוגש לוועדה לעידוד מחקרים לפחות 21 יום לפני מועד הכנס. טופס יש לצרף אישור רשמי ממארגני הכנס על ההרצאה של חבר הסגל בכנס. להורדת טופס בקשה להשתתפות בכנס בחו"ל בלבד >>
ניתן להשתמש בכספי התקציב שעומד לרשות חבר הסגל לקניית כרטיס טיסה שהות בבית מלון בימי הכנס, דמי הרשמה לכנס, ותחבורה בימי הכנס לצורך הגעה ליעד וחזרה ממנו. כמו כן ניתן להשתמש במענק למימון הכנה של פוסטר לכנס..
יש לפנות לחשב המכללה בכול הקשור לעניינים כספיים טרם סגירת עסקה עם נותן שירות בארץ או בחו"ל (סוכנות נסיעות, מלון, או גורמים אחרים). בכל מקרה אין לבצע תשלומים באופן פרטי בטרם קביעת ההתקשרויות עם החשב.
במידה של הסדרת הטיסה והלינה באמצעות סוכנות נסיעות בארץ, על פי התקנון המופיע באתר המכללה, על חבר הסגל לפנות למחלקת הרכש של המכללה – להסדרת כרטיס הטיסה ובית המלון באמצעות סוכנות הנסיעות. אין לשלם כספים לספקים בארץ באופן פרטי שלא באמצעות המכללה . במקרים שהזמנת המלון נעשית באופן ישיר באתר הכנס, עליך להמציא קבלות המעידות על התשלום למלון בימי הכנס בלבד .
על פי התקנון על חבר הסגל להמציא לחשב המכללה עם שובו את המסמכים הבאים: אישור הרשמה לכנס, קבלה מהמלון בו הוא לן בימי הכנס וכרטיסי נסיעה + דו"ח נסיעה.
בכל מקרה אין לחרוג מהכללים הבאים : להלן תקרות החזרי ההוצאות, המבוססות על התקרות הקבועות מס הכנסה שעיקרן: שעיקרן: כרטיס טיסה מחלקת תיירים בלבד (יש להציג כרטיס טיסה הוצאות לינה עבור ימי הכנס בלבד יוכרו הוצאות עד $335 דולר ללינה* (*הוצאות אש"ל יוכרו עד 94 $ דולר לכל יום שהייה) עם הצגת קבלות תחבורה יוכרו הוצאות משדה התעופה למלון ואו למקום הכנס ובחזרה (עם* הצגת קבלות).
עם אישור השתתפות המכללה מתחייב החוקר לציין את סיוע המכללה בעת הכנס ובכל אחד מפרסומיו.
